UW DOSSIER IS IN GOEDE HANDEN
Gegevensbescherming en de wet AVG
De gegevens die we van cliënten verzamelen zijn veelal persoonsgegevens en daarom is het gebruik en beheer van die data onderhevig aan de nieuwe (Europese) privacywet: de algemene verordening gegevensbescherming (AGV).
Onder de oude en nieuwe wet zijn organisaties, ook instellingen en praktijken, verplicht om informatie te geven aan mensen van wie zij persoonsgegevens gebruiken. De AVG is heel concreet.
- Organisaties moet dan in ieder geval de volgende informatie verstrekken:
- de identiteit en de contactgegevens van de verantwoordelijke;
- de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming (indien aanwezig);
- de doeleinden van en de rechtsgrond voor het gebruik van de gegevens;
- de gerechtvaardigde belangen van de verantwoordelijke (als de verwerking op het gerechtvaardigd belang is gebaseerd);
- de ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens;
- of de gegevens (zullen) worden doorgegeven aan een land buiten de EU.
Daarnaast moet je als organisatie aanvullende gegevens verstrekken om een behoorlijke en transparante verwerking te waarborgen. Het gaat dan niet alleen om de bewaartermijn van de gegevens maar ook om duidelijkheid over onder meer de volgende punten:
- het recht van betrokkene om inzage in zijn gegevens te krijgen, en het recht op rectificatie of wissen van de gegevens of beperking van de verwerking daarvan, en het recht tegen de verwerking (en/of overdracht) bezwaar te maken;
- het recht van betrokkene om zijn verleende toestemming in te trekken;
- het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder.
Volgens de AVG moet bovenstaande informatie eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk zijn, en moet duidelijke en eenvoudige taal worden gebruikt.
Er bestaan een aantal wetten waarmee uw rechten als cliënt beschermd worden en waaraan hulpverleners zijn gebonden. Dit houdt onder meer in dat uw gegevens onder de privacywet vallen en dat alle informatie die uw psycholoog over u heeft vertrouwelijk is.
PRIVACY STATEMENT
Praktijk PEP, gevestigd te Baarn is een maatschap en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Zij hecht belang aan de bescherming van persoonsgegevens. Dit privacystatement legt uit hoe Praktijk PEP met informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon omgaat, zoals bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).
Toepassing
Dit privacystatement is van toepassing op de volgende categorieën natuurlijke personen van wie Praktijk PEP persoonsgegevens verwerkt:
1. (potentiële) patiënten;
2. bezoekers aan praktijk PEP;
3. bezoekers van de website van praktijk PEP, www.praktijkpep.nl;
4. deelnemers aan bijeenkomsten van praktijk PEP
5. sollicitanten;
6. alle overige personen die met praktijk PEP contact opnemen of van wie Praktijk PEP persoonsgegevens verwerkt, met uitzondering van haar medewerkers.
Verwerking van persoonsgegevens
Praktijk PEP verwerkt persoonsgegevens die:
1. een betrokkene zelf persoonlijk (tijdens een bespreking of bijeenkomst), telefonisch, of digitaal (via e-mail of webformulieren op de website) heeft verstrekt, zoals contactgegevens of andere persoonsgegevens;
2. met toestemming van de betrokkene worden opgevraagd bij andere hulpverleners of verwijzers;
3. tijdens een bezoek van een betrokkene aan de website van Praktijk PEP zijn gegenereerd, zoals het IP-adres, het surfgedrag op de website (zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bekeken pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd) en op welke onderdelen daarvan de betrokkene klikt;
Doeleinden verwerking
Praktijk PEP verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
1. het uitvoeren van een geneeskundige behandelovereenkomst en de declaratie voor verrichte werkzaamheden;
2. het onderhouden van contact, door uitnodigingen voor bijeenkomsten en informatie waar een betrokkene zelf om heeft gevraagd;
3. het verbeteren van de praktijkwebsite www.gooisepsychologen.nl;
4. het bijhouden van gebruikersstatistieken. Gebruikersstatistieken van de website voorzien in informatie over de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het klikgedrag. Het gaat om generieke rapportages, die niet herleidbaar zijn tot individuele bezoekers;
5. het bewaken van de toegang tot de praktijk en het beschermen van vertrouwelijke gegevens.
Rechtsgrond
Praktijk PEP verwerkt persoonsgegevens op basis van één van de volgende rechtsgronden:
1. toestemming van de betrokkene. Deze toestemming kan altijd weer worden ingetrokken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking;
2. uitvoering van -of met het oog op- het sluiten van een geneeskundige behandelovereenkomst, waaronder ook het declareren aan derden, zoals de zorgverzekeringsmaatschappij e.d.;
3. een wettelijke verplichting, zoals bijvoorbeeld de verplichting om een medisch dossier bij te houden of het BSN te registreren;
4. een gerechtvaardigd belang, zoals het gebruik van contactgegevens voor het uitnodigen voor een bijeenkomst.
Verwerkers
Praktijk PEP kan voor het verwerken van persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend volgens instructies van Praktijk PEP persoonsgegevens verwerken. Praktijk PEP sluit met verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) daaraan stelt.
Persoonsgegevens delen met derden
Praktijk PEP deelt persoonsgegevens met derden, als dat in het kader van de behandeling (bijvoorbeeld een verwijzing) is aangewezen of voor het voldoen aan een wettelijke verplichting nodig is. Praktijk PEP deelt geen persoonsgegevens met derden voor commerciële doeleinden, tenzij bijeenkomsten samen met een andere organisatie worden georganiseerd. In dat geval worden uitsluitend noodzakelijke contactgegevens gedeeld.
Doorgifte buiten de EER
Praktijk PEP geeft in beginsel geen persoonsgegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Indien dit toch noodzakelijk mocht zijn, draagt Praktijk PEP ervoor zorg dat de doorgifte alleen plaatsvindt als de Europese Commissie heeft aangegeven dat het betreffende land een passend beschermingsniveau biedt of als sprake is van passende waarborgen in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg).
Bewaren van gegevens
Praktijk PEP bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig is. Praktijk PEP hanteert in beginsel de volgende bewaartermijnen:
1. medische gegevens: ten minste 15 jaar na het einde van de behandelovereenkomst;
2. (financieel-)administratieve gegevens: 7 jaar na vastlegging van de gegevens;
3. gegevens van medewerkers en zzp’ers, anders dan (financieel-)administratieve gegevens: 5 jaar na uitdiensttreding respectievelijk na het einde van de overeenkomst van opdracht;
4. gegevens van sollicitanten: 6 maanden na afronding van de sollicitatieprocedure;
5. bezoekers van de website: 5 jaar na het laatste bezoek aan de website, tenzij eerder bezwaar wordt gemaakt in welk geval tot vernietiging zal worden overgegaan.
Wijzigingen privacystatement
Praktijk PEP kan dit privacystatement altijd wijzigen. Een actuele versie van het privacystatement wordt op de website van Praktijk PEP gepubliceerd. Het is verstandig dit privacystatement regelmatig te raadplegen, zodat u bekend bent met eventuele wijzigingen.
Rechten, vragen en klachten
U hebt het recht Praktijk PEP te verzoeken persoonsgegevens in te zien, te rectificeren, te verwijderen, over te dragen, de verwerking te beperken en tegen de verwerking bezwaar te maken. Hierover kunt u contact opnemen met Praktijk PEP door een bericht te sturen via onze contactpagina.
Ook bij vragen of klachten over de wijze waarop Praktijk PEP persoonsgegevens verwerkt, kunt u contact opnemen met Praktijk PEP via ons contactformulier.
Een klacht trachten wij immer naar tevredenheid op te lossen. Mocht dat niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Een veilige website
PEP Praktijk gaat zorgvuldig om met privacy. In de eerste plaats is de website beveiligd met een zogenaamd SSL certificaat. Zonder al te veel in detail te treden, alle informatie die u ons verzendt via de website wordt beveiligd verzonden. Daarmee voldoen we aan de hoogste standaard en eisen. Dit kunt u controleren door bovenin de browser te kijken. Dat ziet er uit zoals op het plaatje.
Verder vragen we u altijd toestemming; wij zullen u bijvoorbeeld eerst om (schriftelijke) toestemming vragen voor informative aan of overleg met uw huisarts. Als u hiertegen bezwaar heeft kunt u dat natuurlijk kenbaar maken, want er wordt niets overlegd als u dat niet wilt. Aan anderen, zoals Arbo-artsen of de directe familie, wordt eveneens alleen informatie over u verstrekt na uw uitdrukkelijke toestemming.
Van uw behandeling wordt een dossier bijgehouden, waarin alle belangrijke gegevens over de behandeling worden vastgelegd. U heeft recht op inzage in uw dossier en recht op een kopie van officiëleverslagen en brieven. Er zijn hierbij wel beperkingen. U mag bijvoorbeeld, in het geval van relatietherapie, niet de gegevens inzien van uw partner, tenzij deze uitdrukkelijk toestemming geeft. Ouders mogen het dossier van hun kinderen, jonger dan twaalf jaar, inzien.
Tussen twaalf en zestien jaar kunnen zowel ouders als kind inzage krijgen; een kind kan wel bezwaar maken tegen inzage. Vanaf zestien jaar heeft cliënt een zelfstandig recht op inzage.
Mochten gegevens onjuist zijn, dan heeft u het recht om deze te laten verbeteren, aanvullen of verwijderen. Niemand anders dan u zelf en uw psycholoog mag uw dossier inzien. Indien een psycholoog binnen de psychologenpraktijk de behandeling geheel of gedeeltelijk overneemt, heeft deze ook inzage in uw dossier. Anderen mogen uw dossier alleen inzien, als u schriftelijk toestemming geeft. U kunt deze toestemming later ook weer blokkeren. Zelfs na het overlijden van een cliënt hebben derden geen recht op inzage in het dossier.
Het dossier is eigendom van de psychologenpraktijk en u kunt het dossier dus niet meenemen. U kunt wel een kopie krijgen van het dossier of van gedeelten van het dossier.
Na afloop van de therapie wordt het dossier, volgens de wettelijke eisen, gedurende vijftien jaar bewaard. Daarna wordt het vernietigd. Op uw uitdrukkelijk verzoek kan het dossier echter eerder worden vernietigd, tenzij dat in strijd is met de wet.
Diagnose en privacy
Als de huisarts een diagnose heeft gesteld wordt deze tijdens de intake overgenomen of opnieuw met u besproken. Tevens wordt met u besproken of u er bezwaar tegen heeft om de diagnose door te sturen naar uw zorgverzekering. Eveneens zal met u besproken worden dat we gegevens over de verandering van uw klachten meten via vragenlijsten en dat we deze doorsturen naar de DIS een stichting die patiëntengegevens verzameld voor onderzoek. U kunt tegen beide manieren van doorsturen van uw gegevens bezwaar maken. Indien u bezwaar heeft kunt u een privacy verklaring invullen en ondertekenen samen met uw behandelaar. Dit heeft geen gevolgen voor uw behandeling echter wel voor de manier waarop de kosten worden vergoed door de zorgverzekeraar. Neem hiervoor contact op met uw zorgverzekeraar.
Praktijk PEP
